Capacité de la pièce et répartition de l’espace
Pour pouvoir accueillir des conférences, votre salle doit pouvoir contenir au minimum une vingtaine de personnes. Selon la taille de votre entreprise et le nombre de collaborateurs, vous pourrez bien sûr aménager une pièce pouvant contenir beaucoup plus d’invités. À noter que cela engendrera d’autant plus de questionnements sur l’équipement technologique, notamment la sonorisation, nous y reviendrons plus tard. L’envergure des événements que vous comptez organiser dans cette salle a également son importance car elle pourra déterminer la répartition de l’espace. En effet, une salle de conférence est divisée en deux parties : l’accueil du public, souvent en gradin ou en dénivelé pour permettre une meilleure visibilité, et l’accueil des intervenants, sur une scène ou une estrade. La taille de celle-ci dépendra donc de l’usage qui sera fait de la pièce. Si elle n’a pour vocation d’accueillir qu’un intervenant à la fois, cette estrade pourra être petite et permettre quelques déplacements. Au contraire, si vous prévoyez d’inviter plusieurs experts pour des tables rondes ou des colloques, il faudra prévoir une salle de confrence avec une capacité d'accueil plus grande.
Choisir le bon ameublement pour des conférences réussies
L'ameublement d'une salle de conférence est différent d’une salle de réunion classique. La plupart du temps, pour une raison pratique, les sièges destinés aux auditeurs seront de type strapontin : en se repliant une fois libérés, ils permettent une meilleure circulation des participants entre les rangées de sièges. Si vous le pouvez, privilégiez des assises garnies qui apporteront plus de confort à votre public, et ainsi une meilleure concentration pendant les conférences. Pensez aux sièges avec tablette intégrée pour faciliter la prise de notes des auditeurs.
Côté orateur, sur l’estrade, plusieurs options s’offrent à vous. Pour un seul intervenant, les combinaisons sont nombreuses : micro sur pied seul ou accompagné d’un tabouret haut pour plus d’aisance, ou pour une présentation plus officielle et pourquoi pas aux couleurs de l’entreprise, un pupitre avec micro intégré peut être envisagé. Dans le cas où plusieurs orateurs sont conviés, là encore vous avez le choix. Tables classiques alignées (format « conférence de presse ») permettent une conférence institutionnelle formelle. En revanche, si vous souhaitez organiser un moment plus informel, pourquoi ne pas opter pour la configuration « salon de discussion », avec des fauteuils bas et confortables et une table basse pour accueillir les notes et les bouteilles d’eau de vos participants ?
Les équipements technologiques nécessaires lors d’une conférence
Une conférence s’adressant en général à plus de personnes qu’une simple réunion, et visant à transmettre des informations, il est crucial de penser aux équipements qui permettront que tout cela se déroule dans des conditions optimales. La sonorisation de l’espace est un point incontournable. Le type de micro que vous choisirez dépendra de l’événement : micro sur pied pour une présentation statique, micro-cravate pour plus de mobilité… N’hésitez pas à prévoir des micros sans fil pour recueillir les questions du public aisément, et bien sûr accompagnez tout cela du système d’enceintes adéquat. L’éclairage devra à la fois mettre en valeur les intervenants et permettre la prise de notes des personnes assises. Enfin, n’oubliez pas de prévoir un vidéo-projecteur, sur fond blanc, sur écran voire sur tableau interactif, afin que vos orateurs puissent projeter leur présentation et que les auditeurs aient un repère visuel lors de la conférence. Vous veillerez à ce que ce système d’affichage ou de projection soit placé à un endroit visible par tous. À noter : dans une petite salle de conférence prévue pour une vingtaine de personnes, un paper board peut être suffisant pour répondre à vos besoins ! Pas besoin d’investir dans des solutions coûteuses si cela ne correspond pas à votre fonctionnement en interne.
Après avoir pensé à tous ces points importants, il ne vous restera plus qu’à ajouter votre touche personnelle à l’aménagement de votre salle de conférence. Jeu de couleurs destiné à favoriser la concentration ou la créativité, choix des matériaux comme le bois ou le métal pour un rendu industriel ou naturel à la lumière du jour selon l’identité de votre entreprise… Tous les espaces de votre entreprise fréquentés par vos collaborateurs, ainsi que par des partenaires extérieurs, trouveront des bénéfices à véhiculer une atmosphère chaleureuse. N’oubliez pas que l’aménagement de vos locaux participe à l’image que renvoie votre entreprise en interne comme à l’externe. Cela est d’autant plus vrai dans une salle de conférence qui sera amenée à accueillir les experts dans votre domaine et des partenaires importants.
