Qui doit être invité à une réunion de lancement ?
Une réunion de lancement est un excellent moyen de présenter le nouveau projet, la nouvelle équipe et la nouvelle mission. C'est aussi l'occasion de susciter l'adhésion et l'enthousiasme des parties prenantes, ce qui peut être crucial pour une mise en œuvre réussie du projet.
Vous devez inviter toutes les personnes qui sont directement ou indirectement impliquées dans le projet. Cela signifie que tous les membres de votre équipe - direction et management - doivent être présents à cette réunion de lancement, ainsi que tous les autres membres clés tels que :
- Les sponsors/parties prenantes qui approuvent le financement des projets ;
- Les chefs de projet (si vous en avez un) ;
- les membres clés de votre organisation ;
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Si vous avez plusieurs projets en cours en même temps, il est important de veiller à ce que chaque projet ait sa propre réunion de lancement, distincte des autres, afin que chacun comprenne son rôle individuel par rapport au rôle collectif pour tous les projets.
Il faudra simplement vous assurer que le lieu sélectionné pour votre lancement ait la capacité d’accueil suffisante pour accueillir tout ce monde.
Comment se préparer à la réunion de lancement ?
- Préparez en amont le déroulement de la réunion avec un ordre du jour clair et facile à suivre. Pour cela vous pouvez réfléchir à une liste de sujets à discuter.
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- Demandez aux participants de réfléchir en amont au projet en identifiant des points clés en liens avec ce projet propre à leur domaine.
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- Choisissez un lieu adapté à l’accueil de toutes vos convives et une ambiance adaptée au nouveau projet (grande salle de spectacle, location de salles de réunion confortables thématiques, mezzanine cosy ou lieu atypique, auditorium d’envergure, salle de réunion informelle conviviale …)
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- Assurez-vous que vous aurez tous le matériel et l’équipement technique nécessaire sur place (vidéoprojecteur, tableau blanc, paperboard, micro, écran de projection, tables de réunion modulables, matériel de visio conférence si certains sont à distance …) afin de faciliter et fluidifier l’animation de la réunion.
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- Prévoyez de répartir la parole si vos partenaires doivent intervenir.
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- Envoyez un courriel à tout le monde à l'avance pour qu'ils sachent ce qui se passe, quand et où cela se passe, et combien de temps cela va durer (afin qu'ils puissent planifier leur journée en conséquence).
Quel est l'endroit idéal pour votre réunion de lancement ?
Même si la réunion est très bien préparée, un lieu mal adapté peut réellement ruiner une présentation. Voici quelques conseils pour trouver un espace idéal :
- Trouvez un endroit qui convient à tous les participants en termes de facilité d’accès.
- Assurez-vous que l'espace est confortable et accueillant même pour les personnes à mobilité réduite.
- Tenez compte de la taille du groupe et de l'espace nécessaire.
- Déterminez s'il y aura des présentations ou s'il s'agira d'une réunion plus informelle sous forme de cocktail par exemple.
Les réunions de lancement sont d'excellentes occasions de définir les attentes, d'établir des relations solides et un travail d'équipe, et de lancer avec succès de nouveaux projets.
Entreprendre d’animer une réunion de lancement est un levier incontesté d’une bonne gestion de projet. Un bon kick-off est un succès parce que tous les participants savent ce qu'ils doivent faire, pourquoi ils le font, comment y parvenir et vers qui se tourner en cas de difficulté.
Les réunions de lancement sont un excellent moyen de construire des relations et un travail d'équipe. Il est important de considérer votre réunion de lancement comme une occasion de mettre tout le monde d'accord sur les buts et les objectifs du projet ainsi que sur leur rôle dans leur réalisation. Vous pouvez contribuer à renforcer les relations en encourageant les membres de l'équipe à poser des questions ou à faire part de leurs préoccupations concernant le projet en cours.
En prévoyant beaucoup de temps pour la discussion, vous vous assurerez également que tous les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager leurs idées sur la meilleure façon de procéder à chaque étape du projet, afin que personne ne prenne du retard ou ne se sente exclu à aucun moment du processus de développement.
Où ferez-vous votre prochaine réunion de lancement ?
Les réunions de lancement peuvent être un outil puissant si vous vous préparez à l'avance et suivez les conseils évoqués précédemment. Faites participer toutes les parties prenantes concernées (pas seulement les chefs de projet). Planifiez soigneusement le lieu et l'ordre du jour.
N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas seulement d'une réunion, mais aussi d'une opportunité ! Alors en ayant tous ces enjeux en tête, faites appel à l’expertise Châteauform’ pour organiser vos kick off et réunions de lancement produit ou projet.
