Bien choisir le lieu et la date
La réussite de votre congrès résidera surtout dans le choix du lieu de réception de vos convives. Auditorium, centre des congrès ou encore bureau des congrès, de nombreux espaces sont prévus pour l’organisation de ce type de projet événementiel. Vous devrez vous orienter vers un lieu adapté en termes de capacité d'accueil, mais aussi disposant du matériel et des ressources utiles au bon déroulement de votre événement. Le lieu devra être spacieux et en accord avec l’image et le message à transmettre de votre société. La date devra être soigneusement choisie, en tenant compte des périodes de congés et des moments clés de l’année. Les mois de septembre et janvier sont idéals pour reprendre après les vacances estivales ou les fêtes de fin d’année.
Penser à la communication événementielle en amont
Les messages que vous souhaitez faire passer devront être bien préparés à l’avance. Ces messages vous accueilleront d’ailleurs dans la tonalité et d’autres aspects de la préparation de votre événement. Ils vous permettront de trouver un lieu en adéquation et de planifier la logistique de l’événement de façon logique pour rester focalisé sur vos objectifs tout au long du congrès.
Miser sur des activités et animations pertinentes
Idéal pour faire passer vos messages à vos collaborateurs, le congrès peut prendre différentes formes. Sélectionnez donc vos activités avec soin pour un moment incentive qui viendra renforcer la cohésion, passer des moments funs entre deux sessions sérieuses, développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et rebooster la motivation de vos collaborateurs. De même, le choix des prestataires aura toute son importance dans la logistique de votre événement. Que ce soit le traiteur pour le cocktail et le buffet, ou le chef de projet pour gérer votre événement, vous devrez opter pour des personnes fiables et qualifiées.
Quel lieu choisir pour organiser un congrès ?
Vous l’aurez compris, l’une des tâches les plus compliquées dans l’organisation événementielle, c’est de trouver LE lieu idéal pour accueillir votre congrès ou soirée d’entreprise. Pour cela, il est essentiel de passer en revue différents critères, voici lesquels.
Définir l’envergure de votre événement
Quelle que soit l’ampleur de votre projet, vous ne pourrez pas improviser son organisation. Cependant, lorsque vous choisirez la salle, cet élément aura toute son importance. Il vous permettra de déterminer les types de profils des invités, leur nombre, la localisation idéale, si vous avez besoin de lieux équipés, modernes et modulables, faciles d’accès, de traiteurs et autres prestataires, etc.
Déterminer la capacité d’accueil idéale
Inutile de perdre du temps à chercher un lieu dont vous êtes sûr que la capacité d’accueil ne sera pas suffisante. Une fois les invitations envoyées, vous aurez une idée approximative du nombre de personnes qui seront présentes. Vous pourrez ainsi éliminer les lieux trop petits, ou à l’inverse beaucoup trop grands, et vous concentrer sur des salles événementielles adaptées à votre projet dès le début.
Se renseigner sur les services proposés
Au moment de louer la salle pour votre congrès, les services proposés pourront être un argument de plus dans votre choix. Les services événementiels d’un lieu de réception peuvent être une véritable clé du succès d’un événement. Qu’ils soient humains avec un chef de projet, un service traiteur, des hôtesses et un service de nettoyage, ou techniques et matériels avec la sonorisation, l’agencement, la décoration, l’audio et la projection, entre autres, les services ont une véritable valeur ajoutée pour votre événement.
De même, à l’instar du tourisme d’affaires, vous devrez regarder si vous avez besoin d’hôtels à proximité du lieu de votre congrès ou encore vérifier les activités qu’il est possible de faire alentour, la facilité d’accès, etc.
Pourquoi bien choisir son lieu pour organiser un congrès ?
Le choix du lieu de réception d’un congrès est essentiel pour assurer son bon déroulement et sa réussite. Plus la salle de conférence est adaptée, plus votre événement se déroulera sans encombre ni mauvaise surprise. En choisissant une salle adaptée dès le début, vous pourriez éviter tous ces problèmes. Pour vous aider dans cette tâche importante, vous pouvez tout à fait vous entourer des bonnes personnes et de bons prestataires. N’hésitez pas à vous rapprocher de Châteauform’, leader européen des séminaires et événements d'entreprise, pour vous accompagner dans l’organisation de votre congrès avec des solutions clé en main et adaptées à vos besoins ainsi qu’à l’image de votre entreprise.
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